事例紹介

業務ソリューション (契約管理、料金業務、共通経理連携)

不動産管理システムの構築とサービス運用

case 03

不動産管理システムの構築により、物件取引におけるすべての業務を統合

ビル,建物,駐車場などの物件を対象に、サービス提供エリアに展開する管理代行事業またはサブリース事業の料金管理業務をサポートします。

導入事例 NTT西日本アセット・プランニング様

アプリケーション開発 不動産管理システム

事例概要

NTT西日本アセット・プランニング様は、事業の進展に伴い、会社設立時に導入したシステムを更改。より業務に合ったシステムを開発し、物件・顧客管理から経理処理まで本社で一元的に管理できるようになった。

株式会社NTT西日本アセット・プランニング

不動産ソリューション&サービスで「人」と「未来」と「街」をつくる
株式会社NTT西日本アセット・プランニング

設立
1989年1月
本社所在地
大阪府大阪市中央区今橋2-5-8 トレードピア淀屋橋
事業内容
土地・建物の有効利活用、不動産物件の仲介、ビル管理業務、スポーツ施設・貸菜園運営など
URL
http://www.ntt-ap.co.jp/

導入背景

独自業務を効率的に運用できるシステムに更改したい

NTT西日本アセット・プランニング様は、前身4社が合併して設立された不動産の利活用会社。旧4社は別々の業務システムを利用しており、新会社設立に伴い、業務フローやシステムの統合を行った。

設立後、新たなシステムを導入したものの、経理処理に必要な仕訳機能がなく、必要なデータをいったん抽出し仕訳データを作成する必要があるなど運用に稼働がかかっていた。また、月次集計の際に数字が合わず確認に時間を要するなど、稼働が増え、大きな課題となっていた。

さらに、実際の業務とシステムの機能に乖離があり、操作性が悪く、作業を行う支店から本社に問い合わせが相次ぐなど、多くの問題を抱えていたため、業務フローの改善とともに新たな業務フローにマッチしたシステムへの更改を検討していた。

選定理由

徹底したヒアリングと機能や操作性を検証できる体制に好感

そこでNTT西日本アセット・プランニング様は、「より業務に合った“小回りの利く”システム」が必要と考え、自社のオリジナルシステムを開発できないかと、当時のシステムの保守業務を担当し、同社の業務にも精通していたNTTネオメイトに新システムについて相談した。

NTTネオメイトは、すぐに業務についてのヒアリングを開始し、課題だった仕訳機能を加えることはもちろん、構築・運用後の改良のしやすさも考慮しながら、NTT西日本アセット・プランニング様と一緒に要件を検討していった。

さらに操作性向上のため、開発の過程で現場の社員も交えた確認・検証作業を行うことや、仕訳機能の追加を見据えてデータベース全体を精査するなど、具体的な提案を行った。

NTT西日本アセット・プランニングの広瀬浩一主査は「私たちの業務をしっかり理解した上での提案で、開発過程でも適宜、最適な追加提案をしてくれました。単に開発するだけでなく、システムを通じて効率的な業務の仕組みまで考えてくれて、とても助かりました。また、何度も確認・検証の機会をつくってくれたので、進捗状況や内容を把握できたことはありがたかったです。当初は私たちがいろいろ指示しなければと思っていましたが、NTTネオメイトは常に開発をリードしてくれて安心して任せることができました」と話す。

導入効果

3〜4日かかっていた月次集計がわずか1日で完了

数字が合わないなどのトラブルもなくなった
数字が合わないなどのトラブルもなくなった

新システムの導入により、契約管理から請求書の発行、入金管理、決算仕訳を含む経理処理まで一連の業務が一元的に処理できるようになった。

その結果、数字が合わないなどのトラブルもなくなり、これまで3〜4営業日かかっていた月次集計も1日で完了できるなど、大幅な業務効率化が実現。操作性も向上し、支店から本社への問い合わせもなくなった。

広瀬主査はシステム導入の効果について「数字上のミスがなくなり、月次実績集計もスムーズになりました。事業計画の進捗管理にも役立っています」と話す。

今後の展望

さらなる改善で迅速な対応を実現し お客さま満足度向上へ

NTT西日本アセット・プランニング様では、多拠点で行っていた請求書発行業務を本社に集約し一元的に管理・実施している。

今後、不動産利活用に加え、環境ビジネスへの事業展開も予定しており、本システムのさらなる機能追加などを検討している。

今後もより業務に合った使い勝手の良いシステムにするために、機能改善を行い、お客さま対応を迅速化して、顧客満足度の向上を図っていく予定だ。

営業担当者から

ヒアリングを重ね、お客さまと一緒に要件を検討していきました

NTTネオメイト
石川恵士・城田信之

NTT西日本アセット・プランニング様からオリジナルシステムの開発をお願いできないかというご相談を受け、業務の見直しで解決できるものなのかシステムの機能を見直さないと解決できないものなのかという観点でヒアリングを開始し、要件を検討していきました。

また、開発過程では、実際に操作される支店の方と何度も打ち合わせをさせていただき、ご意見を機能に反映させるようにしました。

例えば、請求書発行業務では、請求の取り消しなどにより、仕訳、決算科目が異なり、数字が合わないというトラブルもあったと伺いましたので、単に請求書を発行するだけでなく、発行後の取り消しといった後工程も含めた全体の流れを考えてシステム設計を再検討するなどしました。

運用開始後も、機能改善についていろいろとご相談をいただいています。今後もNTT西日本アセット・プランニング様の業務や事業展開をしっかり把握・理解しながらご期待に応えられるよう努めていきます。



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