> > > 導入事例

AQStage 斎場予約サービスの導入事例

黒川地域行政事務組合様

24時間予約受付を低コストで実現 行政サービスが向上し、業務も効率化。

事例概要

黒川地域行政事務組合様が管理運営する火葬場「黒川浄斎場」では、「AQStage 斎場予約サービス」による予約受付の24時間化を実現。地域のニーズに応える行政サービスの向上と、火葬業務の大幅な効率化を果たした。

黒川地域行政事務組合

(左から) 富士建設工業株式会社 大槻 和由 様、青沼 敬志 様
黒川地域行政事務組合 業務課 課長 櫻井 浩 様、業務課 主事 松橋 優輝 様

導入背景

火葬の予約ができなければ、葬儀の日取りが決められない

「黒川浄斎場」ではこれまで、電話による火葬予約の受け付けを、浄斎場の営業時間(8時30分〜17時30分)に加え、担当者の携帯電話で7時30分から21時まで拡大して行っていた。しかし、地域住民や葬祭業者からは受付時間のさらなる延長を求める声が寄せられていた。

その背景には、地域に特有のニーズがあった。黒川地域を含む東北地方の一部などには、葬儀・告別式の前に火葬を行う習慣がある。以前は火葬と葬儀・告別式を別の日に行うことも多かったが、最近は参列者の都合への配慮などから全ての仏事を1日で済ませたいという要望が強く、特に「午前中に火葬、午後から葬儀・告別式」というパターンが増加していた。

火葬が一連の仏事の最初にあたるため、まず火葬の日時が決まらないことには、葬儀・告別式や納骨などの日取りも決められない。ところが、火葬予約の受付時間は7時30分から21時までであることから、遺族と葬祭業者や僧侶が夜間に仏事の日取りを相談しても、翌朝まで待たなければ日取りが確定できないという不便さがあった。

黒川地域行政事務組合の櫻井課長
黒川地域行政事務組合の櫻井課長

「そうした課題に応えるため、24時間予約受付システムを導入するとともに、これまで午前2回・午後2回だった火葬執行を、午前3回・午後2回に増やすことを計画。手作業によるダブルブッキングの不安もあったので、システム導入による予約受付処理の自動化は必須でした。さらに、それらの業務を民間事業者に委託することで、民間ノウハウの活用による斎場運営の効率化と行政サービスの向上をめざしました」と、黒川地域行政事務組合業務課の櫻井浩課長は語る。

一般競争入札の結果、黒川浄斎場の火葬業務などを受託したのは、火葬炉の製造から斎場運営までを広く行っている富士建設工業株式会社(以下、富士建設工業)様。そして、富士建設工業様が24時間予約受付システムとして選定・推奨したのが、NTTネオメイトの「AQStage 斎場予約サービス」だった。

選定理由

初期導入費用が安く、簡単に使えるクラウド型サービス

富士建設工業の青沼様
富士建設工業の青沼様

富士建設工業様では、24時間予約受付システムの選定にあたり、数社のサービスについてコストや使い勝手などの比較検討を行った。

富士建設工業の青沼敬志様は「『AQStage 斎場予約サービス』を選んだ決め手は、コストでした。情報収集を行って検討したいくつかのサービスの中では、初期の導入費用が最も安く、また年間の使用料も他社に引けを取らないレベルでした」と語る。

もちろん、パソコン・スマートフォン・タブレットなど多様な端末に対応しており、簡単な操作でどこからでも利用可能なクラウド型サービスである点も、選定における重要なポイントだった。「ITに詳しい担当者を置けないので、運用管理の手間が掛からないクラウド型のメリットは大きいですね。斎場の事務所にサーバーを設置するのと比べて、セキュリティーの面でも安心でした」(富士建設工業の青沼様)

地元葬祭業者への説明会を実施してスムーズに導入

システムの導入決定後、実際の運用を開始する前に、デモ機を利用し、地元の葬祭業者約30社に向けた説明会が開催された。通常、斎場の予約を行うのは遺族ではなく葬祭業者であるため、事前登録してID・パスワードの発行を受けた葬祭業者がメインのユーザーとなる。NTTネオメイトでは、黒川浄斎場の予約手続きに対応した取扱説明書を用意して、説明会に臨んだ。

「これまでの電話による予約受付から、インターネットを通じた予約受付への大きな変更でしたが、丁寧な説明により葬祭業者の皆さんにもスムーズに受け入れてもらえました」と黒川地域行政事務組合の櫻井課長は振り返る。富士建設工業の青沼様も「ITに強くない私のような年齢の者でも、すんなりと使うことができました」と、システムの使いやすさを評価する。

導入効果

「ダブルブッキングの防止」も大きな導入メリット

「AQStage 斎場予約サービス」の導入により、ダブルブッキングの不安も解消された
「AQStage 斎場予約サービス」の導入により、
ダブルブッキングの不安も解消された

民間委託という新体制のもとで黒川浄斎場の業務が開始されたのは、2014年4月。それ以降、「AQStage 斎場予約サービス」は順調に運用されている。システム導入によってさまざまな効果を実現しているが、予約を受け付ける黒川浄斎場側のメリットとして大きいのは、「ダブルブッキングの防止」だ。

「従来は、電話で受け付けた予約を手作業で予約リストに記入していたため、記入の不備があると、予約が重複して利用者にご迷惑を掛ける可能性がありました。現在は、同じ時間帯に複数の予約を入れることがシステム的に不可能な仕組みになっているので、サービスを提供する行政としても安心感があります」(黒川地域行政事務組合の櫻井課長)



火葬許可証の発行にかかる役場窓口の負担も軽減

葬祭業者が「AQStage 斎場予約サービス」にログインして行う予約は、いわば「仮押さえ」の状態。火葬業務を受託する富士建設工業様の担当者が「受付完了処理」を行った時点で、初めて予約が確定することになる。その受付完了処理をいつでもどこからでも行えることも、クラウド型サービスのメリットだ。富士建設工業の青沼様は、「友引の日や正月三が日は斎場がお休みですが、自社の事務所や自宅などからもパソコンやスマートフォンなどで予約の確認ができるので、とても助かっています」と語る。

また、受付完了後に発行される「火葬予約確認通知書」も、業務効率化や利便性向上につながっている。以前は、遺族などが町村役場の窓口に死亡届を提出した後、役場担当者が斎場に電話で予約の確認・調整を行った上で、正式の火葬許可証が発行されていた。現在では、「火葬予約確認通知書」に基づいて即座に火葬許可証が発行できるため、役場窓口の業務負担が軽減されるとともに、斎場利用手続きもスムーズに進むようになっている。

今後の展望

ITの活用により、さらなる行政サービスの向上をめざす

このように、火葬の予約受付が24時間いつでも可能なクラウド型サービスの導入は、仏事の日程を組む遺族や葬祭業者をはじめ、現場業務を行う富士建設工業様、さらには町村役場の窓口まで、大きなメリットをもたらしている。

「葬祭業者からの評判も大変よく、24時間予約受付システムの導入による行政サービスの向上という目的は、十分に果たすことができました」と、黒川地域行政事務組合の櫻井課長も評価する。「これからもNTTネオメイトには、より使いやすいサービスの実現に向け、機能改善やサポートの強化を図ってもらいたいと思っています」

また、現在は手書きのボードで行っている当日の斎場利用予定者の掲示を、デジタルサイネージで行うことも検討したいという黒川地域行政事務組合様。これからもITの活用によって、さらなる行政サービスの向上と業務効率化に取り組んでいく考えだ。


黒川地域行政事務組合

黒川地域行政事務組合

● 設立
1991年(平成3年)4月
● 所在地
宮城県黒川郡大和町吉田字新要害57番地の1
● 事業内容
仙台市の北方に位置する黒川郡4町村(大和町・大郷町・富谷町・大衡村)に関わるさまざまな事務を行う広域行政組織(複合一部事務組合)。実施する業務は、病院・消防・火葬場・し尿処理・ごみ処理などのほか、教育・看護・介護関係など多岐にわたる。
● 職員数
167名(2014年4月1日現在)
● URL
http://www.kurogyou.jp/

営業担当者から

丁寧な対応で導入をサポート
今後も全国各地の自治体様にご提案したい

NTTネオメイト ITビジネス本部 アプリケーション事業推進部 第三アプリケーション部門 長馬竜哉


(左から)NTTネオメイト長馬、黒川地域行政事務組合の櫻井課長、富士建設工業の青沼様
(左から)NTTネオメイト長馬、
黒川地域行政事務組合の櫻井課長、
富士建設工業の青沼様

黒川浄斎場の火葬業務の受注に向け、富士建設工業様ではインターネットで情報を収集。その中で「AQStage 斎場予約サービス」に着目してお問い合わせをいただいたのが、今回の案件の始まりでした。

導入までの過程では、仕様などに関するお問い合わせ対応などのサポートに努めました。出力する帳票のレイアウトはお客さまごとにカスタマイズ可能なのですが、富士建設工業様を通じてご要望をお聞きし、当社の開発担当者とも相談しながら、できるだけ丁寧にお応えしていきました。

さらに、運用開始に先立つ説明会に際しても、パソコン用・スマートフォン用・フィーチャーフォン用の取扱説明書を用意。管理者である行政側ご担当者向けと、エンドユーザーである葬祭業者様向けの2回に分けて行い、スムーズな導入を図りました。

富士建設工業様は設立50年を超える老舗の火葬炉専門メーカーであるとともに、多くの自治体で火葬業務や斎場運営に携わるなど、豊富な実績とノウハウをお持ちです。斎場の管理運営について民間事業者への業務委託が進む中、これからも富士建設工業様とともに、低コストで利便性の高い「AQStage 斎場予約サービス」を全国各地の自治体様へご提案していきたいと考えています。

このページのトップへ